Bei uns wird das alles sehr individuell gehandhabt.
Unser Ansetzer hat einen sehr guten Überblick über alle SR und kann daher recht gut einschätzen, wen er wie kontaktieren muss.
In der Regel kriege ich Spiele für die BZL zwei Wochen vorher, kreisliche eine Woche vorher.
Da die Verbandsansetzungen aber immer erst Montags (also 5 Tage vorm WE) kommen, muss aúch häufig noch vieles umbesetzt werden.
Gelegentlich kommt dann da auch noch was neues am Donnerstag.
Das geschieht alles per Mail, wobei natürlich die "Gespannführer" mit dem Ansetzer telefonieren.
Auch sehr kurzfristige Ansetzungen werden meist per Mail geregelt. Da kann auch schonmal am Freitagabend was für Samstagmorgen kommen.
Neulich habe ich auch an einem Montag mein Spiel 5 Stunden vor Anpfiff per Mail bekommen.
Ich checke meine Mails sehr häufig und habe diese Spiele dann auch dementsprechend schnell bestätigt.
Das weiß auch der Ansetzer.
Andernfalls hätte er sicher nochmal hinterher telefoniert, so wie er es auch in meiner Anfangsphase bei kurzfristigen Sachen getan hat.
Außerdem waren beide Plätze für mich recht gut gelegen und schnell erreichbar.
Ein "Notfallteam" gibt es bei uns nicht. Es ist aber natürlich bekannt, wer auch schnell mal einspringen kann. So bekommt man dann eben häufiger Spiele und vllt. als "Ausgleich" auch mal ein besseres.
Die Spielbestätigung war bisher quasi sinnlos. Wir sollen ein Spiel bestätigen sobald wir wissen, dass wir können. Falls das bei Erhalt der Mail noch unklar ist, schicken wir kurz eine entsprechende Antwort an den Ansetzer. Dazu kommt dann ein kleiner Hinweis, wann wir Klarheit haben.
Es gab zwar die Drohung den SR gegebenenfalls (d.h. keine Bestätigung bis 48 Stunden vorher) wieder mit ~5€ Strafe abzusetzen, das wurde aber nicht gemacht. Daher musste der SR auch zu einem nicht-bestätigten Spiel zwingend fahren.
Auch hier machte man sich mit Bestägigungen natürlich trotzdem beliebter
Zu Beginn dieser Saison wurde gesagt, dass diese Drohung nun umgesetzt werden wird. Ob das so stattfindet, weiß ich allerdings nicht.